Я Инна Рихтере, сертифицированный консультант по систематизации бизнеса (17 лет опыта в управлении международным бизнесом, более 1000 часов консультаций с владельцами предприятий из разных сфер, от производства до сферы услуг).
Эта статья будет полезна для тех, кому не хватает 24 часов в сутках, кто работает не покладая рук, но результат разочаровывает, кто берет работу на дом или в выходные, кто хочет за то же время зарабатывать больше. Итак, начнем.
С задачей повышения личной эффективности сталкивается каждый, кто хочет добиться успеха. В нашем понимании работа на износ — кратчайший путь к процветанию бизнеса, но это не совсем верно. Десять лет тому назад, имея три бизнеса и троих детей, я сама оказалась в ситуации, когда тотальное погружение в работу лишило меня свободного времени.
Предприниматели, которые посвящают компании 24 часа в сутки и живут по принципу «успеть сделать все», рано или поздно столкнутся с профессиональным выгоранием. Для того чтобы избежать кризиса и не разочароваться в некогда любимом деле, необходимо научиться рационально распоряжаться своим временем. Самый простой способ — выбрать методику управления временем и внедрить ее. Сегодня я поделюсь с вами одной из таких методик.
С чего нужно начинать трансформацию, чтобы успеть выполнять профессиональные задачи за оптимальное время, достигая хороших показателей? Рассмотрим алгоритм, состоящий из четырех шагов, каждый из которых включает в себя несколько простых упражнений. Они помогут вам эффективно изменить трудовой процесс и повысить качество жизни.
Первый шаг — хронометраж дня. В течение одной рабочей недели записывайте, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи.
Этот инструмент я освоила, когда мне было 20 лет,— мой начальник, выслушав мои жалобы на то, что я не справляюсь со своими обязанностями, настоятельно потребовал от меня сделать такой хронометраж. На протяжении недели я вносила в список каждое дело и время на его выполнение. В результате я обнаружила «дела-вампиры» — бесполезные задания, на которые я тратила большую часть рабочего времени. Отследив их, я резко увеличила свою продуктивность. Также в перечне моих дел выявились задания, вообще не относящиеся к моим непосредственным обязанностям. В итоге оказалось, что я могу высвободить 50% своего времени.
Записывайте все дела и время на их выполнение в течение рабочей недели. В конце каждого дня подводите итог, оценивая, что можно было бы делегировать другим сотрудникам, от каких заданий вы могли бы вообще отказаться, а с какими обязанностями вы могли бы справиться гораздо быстрее. Суммируйте время на выполнение дел по разным направлениям — тогда вы сможете заранее четко распланировать свой график. Одна из распространенных ошибок в планировании, которая ведет к перегрузкам и опозданиям,— некорректно заложенное время на выполнение дела. Например, многие забывают включить в тайминг время на дорогу или обеденный перерыв, а также предусмотреть запас времени на непредвиденные обстоятельства (форс-мажор). После того как вы точно составите свое рабочее расписание, приступайте ко второму этапу.
Второй шаг — ежедневное планирование. Ежедневно определяйте свои задачи и их соответствие целям.
На одном тренинге нас попросили сложить лист формата А4 пополам, с одной стороны выписать все самые важные цели, а с другой стороны — все задачи на текущий день, после этого развернуть лист и соединить линиями цели и соответствующие им задачи. Это был, откровенно говоря, шок: половина задач вообще не соотносилась с целями!
Запишите все ваши наиболее важные цели и держите их перед собой, когда составляете план на день. Если задача, которую вы собираетесь выполнить, не поможет вам в достижении главных целей, избавьтесь от нее или делегируйте.
Третий шаг — определите свою стоимость. Рассчитайте стоимость одного рабочего часа и делайте перерасчет один раз в полгода.
Для предпринимателя собственный бизнес — это его точка роста. Многие мои клиенты, узнавая стоимость своего рабочего часа, кардинально меняли свое поведение.
Формула очень проста: берем среднее количество входящих денег и делим их на среднее количество часов работы за последний месяц. Можно брать за год, если у вас бывают сезонные просадки. Здесь есть нюанс: брать нужно общее количество денег, поступивших на ваш счет, а не прибыль или чистый доход, потому что рассчитывается ваша способность генерировать денежный поток. Я встречала собственников, которые за 10 часов в неделю, работая как владельцы, создавали приличный доход для компании (только владелец своими решениям может создавать денежный поток; находясь в роли специалиста, это сделать невозможно). Таким клиентам я обычно говорю: «Ваша компания недополучает некоторый объем средств, потому что вы 30 часов в неделю занимаетесь не своими прямыми обязанностями, нанять специалиста или директора обойдется компании гораздо дешевле».
Четвертый шаг — осознайте и примените. Составьте план с учетом первых трех шагов.
Заносите задачи в план, учитывая время на их выполнение. Помните, что у вас 8 часов уходит на сон, 8 — на жизнь и 8 — на работу. Важно сделать в плане поправки с учетом форс-мажоров, времени на питание, передвижение и отдых.
Выполняйте только те задачи, которые относятся к вашим целям, от всех остальных избавляйтесь.
Не девальвируйте свою ценность. Помните, что ваше время стоит дороже, чем работа, которую может выполнить наемный специалист. Учитесь покупать время других людей.
Это базовые принципы, опираясь на которые вы сможете повысить свою эффективность и значительно улучшить качество вашей жизни.
Я буду рада ответить на любые ваши вопросы на личной консультации.
Инна Рихтере,
сертифицированный консультант по систематизации бизнеса, бизнес-ментор
Телефон: +44 754 208 75 13
Инстаграм: @innarihtere
